Come gestisco le mie email – il mio workflow, parte due

Questo è il secondo di una serie di cinque articoli che verranno pubblicati questa settimana riguardanti il mio workflow e dove tratterò di come svolgo determinati compiti con cui ho a che fare durante il mio tempo al computer. Pubblicai già tempo fa una serie di articoli simili, se ve la siete persa dateci un’occhiata. E’ una buona introduzione a questa.

Chiunque ha un indirizzo email. Sono sicuro che se lo chiedessi al mio postino sessantenne sarebbe capace di ricordarselo al volo. In fondo, oltre che per i messaggi scambiati con persone lontane, è un prerequisito per la registrazione ai vari siti social network che vanno di moda, Facebook in primis, quindi non mi meraviglia che tutti ne abbiano uno.

L’email è uno strumento vincente. E’ vincente perché è una buona trasposizione della metafora della posta tradizionale, dove un mittente invia un messaggio ad un destinatario composto da un corpo e con la possibilità di allegare immagini, dati e altri documenti. Ma, soprattutto, è semplice. Mandare una mail è di una facilità assurda, la curva di apprendimento è irrisoria.

Questo però è anche il suo più grande problema, perché vista la facilità si vede come persone e le aziende ne abusino. Alzi la mano chi non ha mai ricevuto una famosa “Catena di S.Antonio”. Per chi non lo sapesse le Catene di S.Antonio sono quei simpatici messaggi mandati da familiari e/o amici che prevedono la tua morte entro pochissimo tempo se non esegui una serie di passaggi al limite dell’umano tra cui è presente, ovviamente, il dover inoltrare a un numero non minore di millecinquecentonovantadue contatti il messaggio stesso. Io le odio con tutto il cuore e non credo di essere l’unico.

Come avete capito, per quanto sia ottimo, l’email è uno strumento che richiede costanti attenzioni e che ci ruba tempo prezioso, tempo che potrebbe essere usato a fare cose veramente importanti. Una soluzione unica a tutti è impossibile da trovare, ma vi parlerò di come gestisco io le mie email sperando che ne possiate trarre ispirazione.

Prima di tutto iscrivetevi a gmail. Gmail è in assoluto la miglior casella di posta disponibile, offre spazio quasi infinito (~7GB), un filtro anti-spam quasi perfetto, un numero enorme di funzioni e completa personalizzazione.

Io ho vari indirizzi e li ho configurati affinché tutte le mail vengano inoltrate a uno, il principale. Non ho particolari pretese per la firma che appare, ma se siete tra coloro che hanno bisogno di diversificarle mi pare che Gmail offra la possibilità di rispondere come se foste collegati con l’altro indirizzo, quindi includendo la firma giusta.

Tutte le email, quindi, vengono raccolte in un unico posto. Questo è il primo passo. Il secondo è filtrarle: non tutte hanno la stessa importanza. Sebbene non sia possibile conoscere a priori quali messaggi sono rilevanti e quali no, ho adottato una tecnica che mi allevia la giornata. La regola è fondamentalmente questa: se il messaggio è ancora da leggere potrebbe essere importante, se è un “già letto” non lo è e può aspettare, se è marcato con una stellina mi serve come prova/documento (un esempio sono le ricevute di acquisto).

Se mi fermassi qui, però, il lavoro non sarebbe diminuito. In fondo dovrei ancora decidere quali email segnare come da leggere, quali come già letti, eccetera. Ho optato allora al far sobbarcare a Gmail questo lavoro usando i filtri. I filtri sono delle regole matematiche che analizzano i messaggi in entrata e, se corrispondenti, eseguono delle azioni.

Per tutte le mail di newsletter, digest o quant’altro, ho impostato un filtro che le segni automaticamente come “già letto” (ma non archiviato o cancellato!) e le abbini all’etichetta “bot”. In questo modo ho eliminato la finta urgenza di queste e non risaltano più ad un rapido colpo d’occhio. Quando ho cinque minuti liberi, poi, le vado a consultare comodamente.

Un altro tipo di filtro è quello che elimina tutte le mail di newsletter a cui non sono interessato. Sono fortemente contrario al ricevere email da “robot”, sistemi automatici, perché non fanno altro che rubare attenzione. Per questo mi sono disiscritto a tutte quelle possibili (tranne una), e quelle per cui la procedura di de-attivazione era troppo complicata ho impostato un filtro che le elimini prima che le possa vedere.

L’ultimo tipo di filtro che ho impostato è quello relativo ai “gruppi di scrittura”. Come sapete non sono l’unico a scrivere su questo blog, e saltuariamente do il mio contributo al blog inglese JustAnotheriPhoneBlog. Per questo ho impostato una etichetta per i vari gruppi, in modo da riconoscere immediatamente il tipo di mail.

C’è un altro punto a favore di Gmail. I Labs, ovvero il laboratorio, è un raccoglitore di funzioni non ancora integrate nell’interfaccia predefinita ma che potrebbero tornare utili a tanti e che sono attivabili separatamente. Io, ad esempio, ne ho abilitate varie, tra cui “authentication icon for verified senders”, “hide read labels”, “mark unread from here”, “send & archive”, “undo send”, “hide unread counts” e “mark as read button”. Vi invito a passarci cinque minuti, ci sono funzioni veramente utili e adatte a qualunque tipo di uso.

Come per tutte le inbox (i luoghi dove abbiamo “notifiche”), anche per l’email eliminare completamente il rumore di fondo è impossibile. Possiamo, però, limitarlo fortemente, ed è questo il motivo per cui ho scritto questo articolo. Non lasciatevi trascinare dal vortice perditempo delle email, davvero. Come altri può essere pericolosissimo.